Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

A.    Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi bisnis adalah suatu lingkup yang luas dalam bisnis, hal itu dioptimalkan untuk berbagi dan memperluas informasi dan kesepakatan, salah satu cara efisien untuk mempromosikan produk dan jasa. Pengusaha menggunakan teknik komunikasi yang efektif untuk menangani interkasi korporasi yang kompleks, keterlibatan masyarakat, manajemen dan komunikasi global. Esensi dan keberhasilan setiap hubungan terletak pada komunikasi yang efektif dan dalam dunia bisnishal itu adalah unsur utama untuk meraih keuntungan. Komunikasi bisnis dalam usaha setiap dasarnya bertarget pada promosi suatu produk dan jasa.

B.     Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Tujuan komunikasi bisnis dapat digolongkan menjadi tiga yaitu;

1. Menginformasikan ( Informing)

Komunikasi bertujuan  memberikan Informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis bagi pihak lain, seperti pimpinan perusahaan ingin mendapatkan pegawai baru yang kompeten maka ia akan memasang sebuah iklan melalui media baik cetak maupun elektronik. Setiap media pasti memiliki kelebihan dan kekurangan dilihat melalui jangkauan biayanya, untuk itu harus dicermati dalam memilih iklan sesuai kebijakan maupun kemampuan internal perusahaan tersebut.

2. Melakukan Persuasi (persuasion)

Komunikasi ini bertujuan untuk memberikan persuasi kepada pihak lain agar sesuatu yang disampaikan dapat dipahami dengan baik, terutama dalam hal hubungan dengan penegasan konfirmasi pemesanan pelanggan atau negosiasi agar setiap pihak mendapatkan manfaat dan tidak ada yang merasa dirugikan.

 3. Kolaborasi (Collaborating)

komunikasi ini bertujuan melakukan kolaborasi (kerjasama) bisnis dengan pihak lain. Bila komunikasi bisnis baik maka aktivitas bisnis dapat berjalan dengan baik pula. Teknologi yang berkembang saat ini bisa mendukung dan mempererat komunikasi dan kerjasama bisnis.

Selain itu tujuan bisnis juga dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :

1. Tujuan umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan bisnis supaya lebih efektif dan efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.

2. Tujuan khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan interaksi / hubungan antara perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama dunia usaha serta dengan lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis.

C.    Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya

Umpan balik adalah komunikasi yang diberikan kepada pembicara oleh pendengar untuk menunjukan pemahamannya. Fungsi feedback adalah sebagai mekanisme kendali untuk mengetahui apakah perilaku komunikasi seorang komunikator telah efektif untuk mencapai sasarannya.

Dalam Ilmu Komunikasi dikenal beberapa jenis feedback. Tidak semuanya persis merupakan variasi dari prinsip di atas. Ada di antaranya yang merupakan analogi pada konteks komunikasi yang lain atau merupakan sifatnya. Jenis-jenis feedback tersebut adalah :

Feedback Positif – Feedback Negatif

Feedback positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan. Contohnya : komunikan mengangguk-angguk, memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya.

Feedback negatif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif adalah feedback negatif.

Contohnya : sikap acuh tak acuh, melakukan hal lain yang tidak ada hubungannya dengan yang sedang dibahas, mengobrol, mengganggu orang lain, nyeletuk, memotong pembicaraan / interupsi secara tidak sopan, atau keluar ruangan / walk- out tanpa izin dari komunikator, dan sebagainya.

Feedback Netral – Feedback Zero

Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif. Contohnya : perilaku diam ketika ditanya mengerti atau tidak, …

Feedback Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator. Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat / gejala yang muncul dari komunikan. Contohnya : ada yang tertawa ketika komunikator tidak sedang menyampaikan hal yang lucu, tiba-tiba ada yang menangis, dan sebagainya.

Feedback Internal – Feedback Eksternal

Feedback Internal adalah yang menunjukkan sumber dari isyarat / gejala yang menjadi feedback. Bila itu muncul dari dalam diri komunikator, maka itu disebut feedback internal. Maksudnya, misalnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri komunikator.

Feedback Eksternal adalah feedback yang munculnya berasal dari komunikan. Dalam hal ini komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu, gerak-gerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi tengah berlangsung.

Feedback Verbal – Feedback Non-Verbal

Feedback Verbal menunjuk pada bentuk atau wujud dari apa yang disampaikan komunikan sebagai reaksinya pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang berlangsung. Contoh dari feedback verbal misalnya adalah interupsi (memotong pembicaraan), nyeletuk (menyampaikan komentar secara spontan ketika komunikator sedang menyampaikan pesannya), atau dapat pula berupa secarik kertas yang ditulisi yang mengatakan sesuatu kepada yang sedang berbicara agar ia segera berhenti karena waktu untuknya sudah habis. Harap diingat pengertian verbal di sini. Pesan komunikasi yang verbal adalah yang bentuknya merupakan wujud dari penggunaan bahasa. Artinya, bisa berupa lisan atau tulisan.

Feedback Non-Verbal adalah yang wujudnya bukan berupa lisan atau tulisan, seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, cara duduk, cara berdiri, cara menatap, bentuk senyuman, isyarat tangan, dan sebagainya.

Feedback Langsung – Feedback Tidak Langsung

Beberapa ahli komunikasi tidak sepakat dengan adanya dua jenis feedback ini. Alasannya adalah, feedback seharusnya adalah sesuatu yang tampak / dapat diidentifikasi keberadaannya ketika sebuah proses komunikasi tengah berlangsung, bukan sesudahnya. Bila sesudahnya, maka itu berarti merupakan respon atau tanggapan.

Mereka menyatakan ini karena pengertian feedback langsung (immediate feedback) adalah feedback yang ditunjukkan ketika komunikasi sedang berlangsung, dan feedback tidak langsung (delayed feedback) adalah feedback yang disampaikan ketika komunikasi telah selesai. Konteks dua jenis feedback ini adalah pada perbandingan antara komunikasi interpersona dan komunikasi massa.

Pada komunikasi interpersona, jelas untuk sebagian besar feedbacknya akan bersifat langsung atau segera. Artinya, orang yang berbicara / komunikator akan dapat segera mengetahui bagaimana reaksi si komunikan ketika ia sedang menyampaikan pesan tertentu (karena situasinya tatap muka).

Ini berbeda dengan komunikasi massa. Surat kabar, misanya. Para pembaca tidak dapat memberikan feedback yang segera. Feedback mereka dapat disampaikan melalui surat pembaca yang biasanya waktunya adalah cukup lama sejak apa yang ditanggapi terbit atau dibaca oleh komunikan, sehingga surat pembaca dapat dijadikan contoh sebagai feedback tidak langsung.

D.    Kesalahanpahama dalam Berkomunikasi

Komunikasi dalam wujud interaksi bagi setiap individu sudah merupakan kebutuhan dalam mengisi kehidupan keseharian baik  dalam komunikasi formal maupun komunikasi informal, dalam kedinasan maupun non kedinasan, dalam lembaga formal maupun   lembaga non formal yang dalam pelaksanaannya komunikasi   akan bergantung pada situasi  kapan, siapa  dan dimana tempat komunikasi itu dilakukan.

Komunikasi yang dilakukan dalam setiap kesempatan semuanya berujung pada tujuan akhir yang diharapkan yaitu terjadinya “persepsi yang sama”  antara pemberi informasi dan yang diberi informasi atau yang mengajak komunikasi dengan yang diajak berkomunikasi,  selanjutnya dalam komunikasi dipake istilah  pengirim (komunikator)  dan penerima (komunikan) sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.  Namun prakteknya dalam berinteraksi sering terjadi perbedaan-perbedaan muncul  mengakibatkan beda pemahaman dalam menangkap dan memaknai isi dan maksud komunikasi,  baik itu terjadi  pada diri si komunikator maupun pada si komunikan wujudnya terjadi kesalahpahaman dalam menangkap pesan  dan menafsirkannya.

Kesalahpahaman dalam komunikasi  tersebut diakibatkan  : 1) masalah dalam mengembangkan pesan; 2) masalah dalam menyampaikan pesan; 3) masalah dalam menerima pesan; 4) masalah dalam menafsikan pesan  (Djoko Purwanto:2010). Persoalan kesalahpahaman komunikasi dalam berinteraksi mengakibatkan tujuan komunikasi tidak dapat tercapai dengan baik, karena  perbedaan persepsi antara yang diberi informasi dengan yang menerima informasi sehingga muncul pemahaman lain tidak seperti apa yang diharapkan oleh tujuan dari komunikasi semula.

Terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi perlu diminimalisir oleh komunikator maupun oleh komunikan dengan berupaya untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan berinteraksi,  membekali pengetahuan seluas-luasnya  baik pengetahuan khusus dalam keilmuan, maupun kemampuan umum  faktor pendukungnya.

E.     Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

·         Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati 

·         Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi 

·         Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan.

    II.            Komunikasi dalam Bisnis

A.    Pola Komunikasi Bisnis

1. Struktur Lingkaran

Dalam struktur lingkaran, sebuah organisasi tidak memiliki pemimpin, semua anggota posisinya sama, mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok.Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level, pada intinya setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain disisinya.

 2. Struktur Roda (Wheel Network) 

Dalam struktur roda, sebuah organisasi memiliki pemimpin yang jelas, yaitu posisinya dipusat. Struktur ini memasukkan satu orang yang berkomunikasi dengan masing-masing orang dari sejumlah orang lainnya, satu orang tersebut adalah peimpin. Orang (pemimpin) ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. 

Oleh karena itu, jika seorang anggota ini berkomunikasi dengan anggota lain maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya. Orang yang berada ditengah (pemimpin) mempunyai wewenang dan kekuasaan penuh untuk mempengaruhi anggotanya.  Penyelesaian masalah dalam stuktur roda .bisa dibilang cukup efektif tapi keefektifan itu hanya mencakup masalah yang sederhana saja.

3. Struktur “Y” (Y Network)

Struktur Y relative kurang tersentralasasi dibanding karakteristik individu dan perilaku komunikasi dalam struktur roda. Tetapi lebih tersentralasasi dibanding dengan pola lainnya. Jaringan Y memasukkan dua orag sentral yang menyampaikan informasi kepada yang lainnya pda batas luar suatu pengelompokan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan rantai, sejumlah saluran terbuka dibatasi, dan komunikasi bersifat disentralisasi atau dipusatkan. Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan orang-orang tertentu saja.  Dalam struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas, tetapi semua aggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat mengirim dan menerima pesan dari dua orang lainnya, sedangkan ketiga anggota lainnya terbatas hanya dengan satu orang saja. 

4. Struktur Rantai (Chain Network)

Dalam struktur rantai dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward), yang artinya menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik keatas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan. System komunikasi dalam struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terjadi disini. Orang yang berada ditengah lebih berperan sebagai pemimpin dari pada mereka yang berada diposisi lain. Dalam struktur ini, Sejumlah saluran terbuka dibatasi, orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi degan orang-orang tertentu saja. 

5. Struktur Bintang / Struktur Seluruh Jaringan (Pinwheel Network)

Struktur ini juga hampir sama dengan struktur limgkaran. Dalam arti semua amggota adalah sama dan semuanya memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Pada jaringan pinwheel seluruh saluran terbuka. Setiap orang berkomunikasi sengan setiap orang lainnya. Jaringan pinwheel ini memberikan contoh suatu struktur komunikasi yang desentralisasi.

Jaringan terpusat/sentralisasi dan desentralisasi memiliki kegunaan yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih efektif untuk pemecahan masalah secara kreatif dan lebih bagus untuk pergerakan informasi secara cepat. 

Bila ada pertanyaan, dari kelima struktur jaringan komunikasi tersebut, struktur jaringan manakah yang paling baik atau paling buruk? Maka jawabannya adalah tidak ada, karena tidak ada struktur jaringan komunikasi yang paling baik dan paling buruk, baik buruknya struktur jaringan komunikasi tidak bisa dinilai dari segi definisinya, melainkan bagaimana struktur jaringan tersebut digunakan dan dijalankan dalam sebuah organisasi. Bila struktur jaringan komunikasi digunakan dalam system organisasi yang baik dan sesuai dengan kinerja organisasi baik dalam kepemimpinan maupun aktifitas anggota lainnya maka struktur jaringan komunikasi tersebut akan dinilai baik, begitu pula sebaliknya.

B.     Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

·         Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

·         Bagaimana menangani krisis komunikasi

Penanganan Pesan-pesan Rutin

Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.

a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.

Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.

b. Memberikan instruksi yang jelas.

Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang baik dengan para stafnya.

c. Mendelegasikan tanggung jawab.

Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.

d. Melatih penulis dan pembicara

Dengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.

Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.

Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu:

(1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau

(2) katakana apa yang terjadi dan segera.

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganansuatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :

• Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis.
• Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
• Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
• Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
• Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

C.    Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Salah satu masalah yang sering timbul dalam suatu organisasi yaitu masalah etika. Masalah etika  selalu   timbul   dalam   situasi   yang   melibatkan   orang   lain,   tetapi   seringkali organisasi   lebih  banyak   menyoroti   masalah   etika   ini   daripada   pihak-pihak   lainnya. Pelanggaran terhadap etika yang telah diterima secara umum merupakan masalah yang harus diwaspadai dalam organisasi. Masalah etika dalam organisasi dikelompokkan menjadi 2 bagian, seperti:

1. Mengenai praktik organisasi di tempat kerja
2. Mengenai keputusan perseorangan

Ini akan terjadi apabila seseorang baik dari tingkat atasan atau bagian terpenting dalam suatu organisasi mengambil suatu keputusan yang sepihak tanpa mendiskusikannya terlebih dahulu. Permasalahan yang akan timbul diantaranya ketidakpercayaan antar anggota didalam organisasi sehingga menimbulkan perpecahan dalam organisasi.

Selain masalah etika, ada lagi masalah yang sering terjadi dalam suatu organisasi. Misalnya pada saat adanya rapat, sering terjadi para anggota rapat sibuk dengan urusannya sendiri, ada yang bermain handphone ataupun berbicara dengan salah satu anggota lainnya. Hal semacam ini menyebabkan terjadinya miss communication antar anggota rapat dengan pematerinya. Komunikasi yang tercipta dalam keadaan organisasi yang seperti ini tidaklah efektif.

Solusi dalam penanganan konflik maupun permasalahan dalam organisasi, bisa dengan:

• Introspeksi diri
• Mengevaluasi pihak yang terlibat
• Identifikasi sumber masalah
• Mengetahui pilihan penyelesaian atau penanganan konflik yang ada dan memilih yang tepat.

Cara   pemecahan   masalah   itu   sendiri   tergantung   seberapa   kreatifkah   kita   menyikapi masalah, dan bagaimana mengambil cara yang terbaik dalam memecahkan suatu masalah. Tapi, pilihan pertama yang diambil seringkali bukanlah solusi terbaik.  Secara tipikal, dalam pemecahan masalah, kebanyakan orang menerapkan solusi yang kurang dapat diterima atau kurang memuaskan, dibanding solusi yang optimal atau yang ideal (Whetten & Cameron, 2002). Pemecahan masalah yang tidak optimal ini, bukan tidak mungkin dapat memunculkan masalah baru yang lebih rumit dibandingkan dengan masalah awal.

Source:

https://wartikel.com/4179/peran-serta-komunikasi-bisnis-dalam-dunia-usaha/

http://www.akuntansilengkap.com/bisnis/tujuan-dan-manfaat-komunikasi-bisnis/

https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-umpan-balik-feedback-dalam-komunikasi/9058/2

http://blog.unnes.ac.id/aderustiana/2016/11/10/kesalahpahaman-dalam-komunikasi/

http://komunikasi-onlined3.blogspot.co.id/2014/04/pola-komunikasi-bisnis.html

https://dokumen.tips/documents/masalah-dalam-komunikasi-organisasi-artikel.html