TUGAS 2
PENGORGANISASIAN &
REVISI PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian Melalui
Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai
pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan
penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan
organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1.
Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang
harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap
komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu
gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat,
audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai
sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat,
atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi
materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin
penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang
disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan
transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola
piker komunikator.
Susunan suatu outline
secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok (main idea)
akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok
tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang
diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang
mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide
pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin
penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam
menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang
berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik
outline yang dibuat.
2.
Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai
mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua
pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan
langsung
Pendekatan langsung
sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok
muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
tidak langsung
Sering disebut juga
dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan
formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan
yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan
tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara
umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai
hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik
digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience
positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience
negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok
diantara bebagai model berikut :
a. Direct
request
Jenis/tipe pesan bisnis
yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang
dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda
tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai
hal tentang produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan
sebagainya, maka anda dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para
audience akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat
digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan
pendekatan langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan
informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan
menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang
berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman
penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan
diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan tersebut dapat
disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok
digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif
c. Pesan-pesan
bad news
Jika materi yang
diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran,
penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada
umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu,npendekatan
yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan
berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada
bagian pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan
persuasif
Bila audience
benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka
pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat
digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan adalah persuasi.
Komunikator perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga
mereka dapat memahami fakta yang ada
Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan
kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting.
Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu
komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah
familiar
Diperlukan
suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang
singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.
Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan
benar.
3. Hindari kata-kata yang
bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang
bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari
pesan-pesan bisnis.
Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat
paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan
menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik
suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata
benda.
1. Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun
tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung
maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri
sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah
klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang
utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif
dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
a. Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang
dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b. Perbandingan (Persamaan
& Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan
maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah
yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima
pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu
panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan
yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai
penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
TUGAS 3
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas
dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan
bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan
Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih
untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
- Untuk
memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
- Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan.
- Untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan.
- Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal.
- Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
- Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam
jenis sebagai berikut.
- Menurut fungsinya.
- Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa
memberikan rekomendasi.
- Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan
fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan
memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan
proposal.
- Menurut
subyeknya
- Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan
itu diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan
sebagainya.
- Menurut
Formalitasnya.
- Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah
bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat
dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
- Laporan menurut keasliannya, terdiri dari:
laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.
- Menurut
keasliannya
- Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar
permintaan atau kuasa dari orang lain.
- Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan
itu sendiri.
- Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh
organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah
atau lembaga yang dibiayai Negara.
- Menurut
frekuensinya
- Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang
disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan
penjualan
- Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang
unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
- Menurut jenisnya
- Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan
panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan
surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan
panjang.
- Laporan surat merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan
mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
- Menurut
Kegiatan Projek
- Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis
laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut pelaksanaan Pertemuan
- Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum
pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan
topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta
dalam persiapan.
- Resolusi merupakan laporan singkat secara formal
berisi hasil consensus suatu pertemuan.
- Notulen adalah laporan resmi dalam suatu
pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi
dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi
hasil pertemuan atau konferensi penting.
Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang
perlu dipertimbangkan, yakni:
1. Pemberi Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
2. Tata-letak, menginformasikan
kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
3. Masalah, biasanya
diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis
dinyatakan;
4. Maksud, merupakan
poin penting dalam laporan bisnis;
5. Ruang Lingkup, berhubungan
dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
6. Metodologi, mengacu
pada metode pengumpulan informasi;
7. Sumber-sumber, mencakup
berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber
tertulis maupun sumber lisan;
8. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang
ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
9. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita
maksudkan.
10. Keterbatasan, adalah
keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa
unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun
tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan
dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi
Laporan
Bagian terpanjang dari suatu
laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan
mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini
dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan
bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk
merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil
kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam
Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada
Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin
yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi
evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang
diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek
yang akan dilaksanakan.
Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis
Ada
2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan
bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama:
Cara
deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum,
kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki
cirri sebagai berikut:
- Eksekutif yang sibuk,
- Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan
segera,
- Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi
netral
- Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini
akan menjadi lebih mudah jika,
- Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal
laporan
- Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan
segera
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara
deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita
menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan
ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara
induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih
dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang
menyenangkan (‘berita buruk’),
- Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat
menerimanya
- Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya
bagian akhirnya saja
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara
induksi
Penulisan Laporan Singkat
1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat
(short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk
memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal,
antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang
menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan
tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam
tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
2. Perencanaan Laporan Singkat
- Penentuan Format dan Panjang
Laporan
Umumnya,
dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan
panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan
sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan
dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan.
Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan
diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk
sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan
yang kosong.
b. Surat
Format
surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format
yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan
intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada, dari,
dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan
yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu
pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih
benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.
3. Penentuan Struktur Dasar
Ada
tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah
semua data atau ada data yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan
pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda
gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu
topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori
ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis,
4. Pengorganisasian Laporan Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan
Laporan Informasional
Suatu
laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan
istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir
terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat,
sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat
menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan
periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam
suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk
memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer
dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan
laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin;
(2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4)
Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal
(Individu)
Suatu
laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang
terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini
dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi
yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis
atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan
analitikal
Laporan
analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan
tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu
organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah
usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak
untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien
dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau
pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan
pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
Membuat Laporan Bisnis yang Baik
1. Akurat
Hal
pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu
mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a.
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b.
Laporkan semua fakta yang relevan.
c.
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d.
Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e.
Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f.
Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan
bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
a.
Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b.
Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c.
Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d.
Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e.
Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum
menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau
manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan
diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a.
Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b.
Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c.
Kapan suatu laporan dibuat?
d.
Ke mana laporan akan dikirim?
e.
Mengapa suatu laporan dibuat?
f.
Bagaimana sikap pembaca?
Sumber:
XENTRA ONE